Az alkalmazottak foglalkoztatása

Kérünk minden kedves (leendő) munkáltatót, hogy az alábbi tájékoztató figyelmes átolvasását követően, annak figyelembevételével járjon el. Alkalmazottként foglalkoztatni valakit nagy felelőséggel jár, ezért különösen fontos a folyamatosan változó szabályok, rendeletek betartása, melynek érdekében kérjük azokat is, akik csupán a munkavállalóik létszámát szeretnék növelni, legyenek kedvesek néhány percnyi időt fordítani az alábbiak átolvasására.

Mielőtt szeretne alkalmazottként foglalkoztatni valakit (vagy akár saját magát), minden esetben érdemes körültekintően végiggondolni, hogy vállalkozása minden vonatkozásban készen áll– e arra, hogy az alkalmazottaknak járó jogokat biztosítani tudja.

A munkavállalónak joga van többek között a következőekhez:
– a törvényben meghatározott mindenkori minimálbér,
– védelem a munkáltató általi törvényellenes levonások esetén,
– fizetett szabadság a meghatározott minimum időszakra,
– legalább a meghatározott minimum időtartam pihenésre munkaidő alatt,
– törvényben előírt táppénz,
– fizetett apasági, anyasági vagy adoptálási szabadság,
– törvényben előírt esetleges végkielégítés, stb…

Amennyiben a munkavállaló személyi adataiban változás lép fel, köteles azt a munkáltató az adott hónapban jelezni. Pl.: lakcímváltozás, névcsere, stb…

A munkabér kifizetése havi rendszerességgel pontosan minden hó 1 de legkésőbb 15- ig történjen meg. Természetesen amennyiben a szerződésben erre konkrét dátum van, annak megfelelően kell eljárni.

Ha banki utalást állapítottak meg, akkor azzal, és nem egyszer készpénzben, egyszer utalással kell a fizetést eljuttatni alkalmazottja részére.

Amikor a kifizetés megtörténik, mindig penny-re pontosan a payslipen szereplő “Net Pay” – t fizessék és minden alkalommal írják oda az átutalásnál, hogy melyik alkalmazott fizetése

Az utalásnál célszerű feltüntetni a “wage” vagy “salary” szót.

Ezen felül nagyon fontos, hogy a payslipeket, jövedelemigazoló dokumentumokat minden alkalommal továbbítsák a munkavállaló felé.

Kötelező érvénnyel minden munkáltatónak kötnie kell Employers Liability Insurance – ot, melyről szóló dokumentumokat az irodában vagy abban a helyiségben, ahol a napi tevékenység folyik, jól látható helyen elhelyezni szíveskedjenek.

Az adminisztrációs teendők mellett nagyon fontos, hogy gondoskodjanak a munkajogi előírásoknak megfelelő követelményekről, mint például: rendelkeznie kell a munkavállaló személyazonosságát igazoló dokumentum másolatával, munkaszerződéssel, stb…
Fontos továbbá, hogy a vállalkozás profiljától is függő képzéseket biztosítsák a munkavállalók részére. Pl.: Health and Safety, Manual Handling, stb…

Az alkalmazott foglalkoztatásánál egyik fő szempont a munkabér nagyságának megállapítása. Nagyon fontos tehát a körültekintő mérlegelés mind a cég, mind a magánszemély szempontjából.
Ami a céget illeti, a munkabér és az utána fizetendő járulékok az LTD költségeit képezik. Így – főként a kezdetekben – alaposan végiggondolandó, hogy a cég bevételéhez képest milyen összeget állapítanak meg, máskülönben félő, hogy az induláskor keletkezett mínuszt nehéz lesz ellensúlyozni.
A magánszemély (alkalmazott) szempontjából való mérlegelés főként arra az eshetőségre értendő, amikor valaki a saját maga tulajdonában lévő LTD-be kíván alkalmazottként szerepelni. Sok félreértést vonz ez maga után, hiszen sokan úgy gondolják, hogy ha tulajdonosai egy LTD-nek, akkor van már státuszuk, mint magánszemély. Ez azonban tévedés!!!!! Egy Limited Company tulajdonjoga semmilyen munkavállalói szereppel nem jár, ettől nem válik biztosítottá (egészségbiztosítás, nyugdíj szempontjából), ugyanis az LTD teljes mértékben önálló jogi személy. Ennek következtében pedig mégha egyedüli tulajdonosa is a cégnek és csak Ön dolgozik benne és nyilván ennélfogva használja a cég vagyonát, akkor sem az Öné az a bevétel, hanem az LTD-é. Csak akkor lesz hivatalosan munkavállalói státusza ha bejelenti magát a cégbe, vagy máshol dolgozik, mint alkalmazott. Az összeg pedig ami az Öné, hivatalosan, mint magánszemélyé, az a havi, megállapított fizetés összege. (Ehhez persze év végén hozzákalkulálandó a cégből származó esetleges osztalék is). Fontos tehát, hogy a közeli és távoli jövőbeni tervei figyelembevételével állapítsa meg havi, illetve éves jövedelmét (pl.: költözés, gépjárművásárlás, ingatlanvásárlás illetve egyéb olyan esetek amikor jövedelemigazolást kérhetnek).

A döntés megkönnyítése és a váratlan kiadások elkerülése érdekében az alábbiakban röviden összefoglalót találhat az alkalmazottak adózását illetően.
Az Egyesült Királyság területén majdnem mindenki jogosult egy úgynevezett adómentességi határ igénybevételére. Ez az összeg nagyjából adóévente változik, amely egy része a jövedelemnek, mely után nem kell adót fizetni és ez az alapja az adókód meghatározásának is.

Adómentességi határ összege többek közt függ a kortól, illetve a teljes éves jövedelemtől, amibe beletartozik minden olyan bevételi forrás, amely adóköteles, mint például alkalmazotti jövedelemből származó bevétel, self- employed státuszból származó bevétel, osztalék, nyugdíj, illetve bármilyen, a befektetések és megtakarítások után járó kamat, adólevonás előtt.
Az alkalmazottaknak az adóév minden esetben április 6. – következő év április 5.-ig tart. Az elmúlt (2015-2016-os) adóévben az adómentességi határ £10,600 volt, amely 2016. április 6-tól £11,000-ra emelkedett. Ez azt jelenti tehát, hogy amennyiben jövedelme 2016. április 6. és 2017. április 5. között £11,000 lesz, illetve az alatt fog maradni, nem kell adót fizetnie. (Ez nem azt jelenti, hogy év közben nem is fog, de azt év végével visszakapja majd).
A rendszer nagyjából úgy működik, hogy ha a személy akit alkalmazni kíván, nem dolgozott még az adott adóévben más munkahelyen, akkor nyilván nem használták még fel az adómentességi határ összegét, így az LTD – nek nem kell adót vonnia tőle és ennélfogva nem is kell munkaadói járulékot fizetnie az adott munkavállaló után. Ha valaki dolgozott már előzőleg valahol, akkor a P45-ből derül ki, hogy mennyi volt az addig megkeresett jövedelme, hogy van- e még esetleg fennmaradt rész az adómentességi határból amit használni tudunk, ezért nagyon fontos a P45 eljuttatása azon munkavállalók esetében akik már dolgoztak máshol az adott adóévben (április 06. óta).

A Kormány a tavalyi adóévtől bevezetette, a munkáltatók költségeit csökkenteni hivatott, több munkavállalót foglalkoztatására ösztönző programját, amelyről levél útján többen kaptak már korábban tájékoztatást. Ezen lehetőség keretein belül a 2015-2016-os adoévben éves £2,000, az idei 2016-2017-es adóévben az éves £3,000 összeghatár eléréséig a munkavállalók után fizetendő National Insurance járulékot nem kell befizetniük a munkáltatóknak, illetve jóváírja azt a rendszer.
A munkavállalók után fizetendő járulék három tételből tevődik össze:
• munkavállalói National Insurance
• munkavállalói Tax
• munkaadói National Insurance
Az előbbi kettő a munkavállaló bruttó és nettó munkabére közötti különbözet, amelyet tulajdonképp a munkavállaló fizet meg, közvetve a munkáltatón keresztül. Ez utóbbi pedig a munkaadói járulék, mely összegből kaphatják az éves £3,000-os támogatást a munkáltatók.

Az Employment Allowance-t a következő esetekben nem vehetik igénybe a vállalkozások, charity-k ha:
• a munkavállaló akit alkalmaznak személyes feladatokat lát el, mint például a sofőr, szociális ápoló és gondozó, au pair, nanny vagy kertész, stb…
• az egyedüli alkalmazott a cégben maga a director,
• már igénybe vették egy másik, de kapcsolat vállalkozás által a támogatást,
• közszférában tevékenykedő (városi, megyei irányítás alatt lévő hatóságok)
• amennyiben a cég bevétele teljes mértékben vagy főként (tehát éves szinten 50%-nál többet) a következő területek valamelyikről származik:
 NHS felé való teljesítés,
 háziorvosi praxis ellátása,
 hulladékgyűjtés a helyi önkormányzatnál,
 kintlévőségek kezelése állami cégek számára,
 helyi önkormányzatnál étkeztetés, stb…

Amennyiben a fentiek mérlegelésével alkalmazott foglalkoztatását tervezi, ahhoz mindenekelőtt regisztráltatni kell cégét, mint munkaadó. Nagyon fontos, hogy ha egyszer a cég részére megkérjük a PAYE regisztrációt (mint munkáltató), úgy minden hónapban szükség van bevallás elkészítésére, abban az esetben is, ha nincs az adott hónapban alkalmazott foglalkoztatva, addig a pillanatig, amíg nem töröltetjük azt. (Kérjük vegyék figyelembe, hogy általában 2 alkalomnál többszöri le- és újbóli visszaregisztrációt nem nézik jó szemmel a hatóságok, hiszen nem kelti megbízható munkáltató benyomását a cég.) A regisztráció elbírálásának ideje körülbelül 2-3 hét, melyet követően az adóhatóság elküldi a szükséges információkat, kódokat a payroll felállításához. Ezen dokumentumok eljuttatása nagyon fontos, ellenkező esetben nem tudjuk teljesíteni a szükséges leadásokat és a payslip előállítását.
(Amennyiben van már alkalmazott az LTD-ben, tehát megvan már a PAYE regisztráció, csupán az alkalmazottak számát szeretné bővíteni, úgy nyilvánvalóan nem kell a regisztrációt mégegyszer megkérni).

A havi járulék kiegyenlítését vállalkozása online bankján keresztül tudja megtenni, az ehhez szükséges adatokat minden hónapban a havi csomagunkban küldjük ki ügyfeleink részére. A befizetésnek minden hó 22 – ig kell megérkeznie az HMRC – hoz (érdemes minden hó 19 – ig kiegyenlíteni), amennyiben ez nem történik meg, azonnal bírságot szabhatnak ki.

A foglalkoztatott járandóságának bérszámfejtéséhez szükség van havi rendszerességgel payroll szolgáltatást igénybe venni.
Eme keretében gondoskodunk a következőkről:
 a munkavállaló a Limited Company – hoz történő bejelentéséről,
 a bérszámfejtés elvégzéséről és ennek az adóhatósághoz történő havi lejelentéséről,
 a payslippek előállításáról és kiküldéséről,
 év végén vagy a munkavégzés befejeztével a jövedelemigazoló dokumentumok elkészítéséről és azok, a munkáltató részére való kiküldéséről és az adóhatósághoz történő lejelentéséről.

A payroll szolgáltatást igénybevevő illetve annak ügyintézési díját kiegyenlítő ügyfeleink részére, az alkalmazotti adóév végével járó kötelezettségeket az adóhatóság felé cégünk minden évben legkésőbb május hónap elején teljesíti. Ennek eredményeképpen a leadást követően minden érintett cégtulajdonosnak és munkáltatónak havi levelünkkel együtt küldjük, a szükséges leadást igazoló dokumentumokat, valamint az adóévben megkeresett jövedelmet és levonásokat igazoló P60-as formanyomtatványt, melyeket megőrizni szíveskedjenek.
(Mint azt a fentiekben olvashatják a P14 és P35 dokumentumok a továbbiakban már nem lesznek használatosak, a 2012 – 2013 –as adóévre alkalmaztuk azokat utolsó alkalommal).

Amennyiben az alkalmazott kiléptetését tervezi, érdemes a következőket figyelembe venni;

  • A kiléptetést / Elbocsátást illetően megfelelően járunk el vagy sem
  • Felmondas vagy elbocsátás esetén mindig legyen hivatalos dokumentació, személyes megbeszélés alkalmával esetleg egy másod kolléga jelen
  • a felmondás vagy elbocsátás pillanatáig még ki nem vett szabadság megilleti az alkalmazottat, tehat azt ki kell fizetni neki, meég akkor is ha nem vette igénybe, de jár neki a szerződésben foglaltak alapján
  • a felmondás vagy elbocsátás után a kiléptető dokumentumot P45 el kell juttatnia az alkalmazott részére, postai vagy elekronikus formában

Abban az esetben ha nincs további alkalmazott vállalkozásában és nem is tervezi rövid időn belül érdemes elgondolkodni, – figyelembe véve természetesen a közeljövőbeli terveit is -, hogy törölni kívánja – e vállalkozása munkaadói PAYE regisztrációját.

Megszüntetés esetén az utolsó bérszámfejtést el kell készíteni, majd meg kell szüntetni a munkaadoi regisztrációt.

A munkaadói regisztráció törlésével az esetlegesen felhalmozódott járuléktartozás nem tünik el vagy törlődik.

Ha úgy dönt, hogy nem kívánja törölni a munkaadoi regisztrációt, akkor is kell bevallást készíteni ha nincs alkalmazott  és ennek megfelelően le kell jelenteni az adóhatóság résére, hogy nem volt az adott hónapban munkavállaló, tehát nullás bevallást kell leadni.

Tippek és Tanácsok

Mindíg vegyük figyelembe az alkalmazottak jogait